Wie viel wertvolle Zeit verbringen Sie mit der Suche von Dokumenten und Informationen?

Diese Frage stelle ich den Teilnehmern meiner Vorträge immer gleich zu Beginn. Damit ist die Suche von Dokumenten, E-Mails, Faxen etc., aber auch die Rückfragen bei Kollegen gemeint.

Die Antworten reichen von 15 Minuten bis hin zu einer Stunde pro Tag.

Wenn die Teilnehmer dann allerdings genauer darüber nachdenken, sagen fast alle, dass eine Stunde am Tag realistisch ist.

Wissen Sie eigentlich, was die tägliche Suche nach Dokumenten und Informationen wirklich kostet?

Schauen wir uns dazu folgende Beispielrechnung gemeinsam an.

Bei einer 40 Stunden Woche und einem Wochenfaktor von 4,348 kommt man somit auf 173,92 Stunden pro Monat. Ohne, dass der Urlaub berücksichtigt wird.

Weiterhin geht man von  250 Arbeitstagen pro Jahr aus. Davon ziehen wir noch den Urlaub mit 30 Tagen ab und haben somit 220 Arbeitstage pro Jahr.

Es ergeben sich also ca. 18,33 Tage bzw. 146,67 h pro Monat.

Nehmen wir weiter an, dass unser Mitarbeiter 2.500 Euro pro Monat verdient. Der Stundenlohn liegt dann bei 13,64 Euro (2.500 Euro geteilt durch 146,67 h).

Rechenbeispiel mit 2.500 Euro Monatslohn / eine Stunde suchen am Tag

Monatslohn Mitarbeiter: 2.500 Euro
Anzahl Tage pro Monat: 18,33
Anzahl Stunden pro Monat: 146,67 h
Stundenlohn Mitarbeiter: 13,64 Euro

Wenn Ihr Mitarbeiter also eine Stunde am Tag sucht, dann kostet Sie das pro Tag 13,64 Euro.

Pro Monat sind das knapp 250 Euro.

Es ergeben sich somit Kosten von knapp 3.000 Euro pro Jahr.

Bei 10 Mitabeitern sind das 30.000 Euro pro Jahr!

Rechenbeispiel mit 3.000 Euro Monatslohn / eine Stunde suchen am Tag

Monatslohn Mitarbeiter: 3.000 Euro
Anzahl Tage pro Monat: 18,33
Anzahl Stunden pro Monat: 146,67 h
Stundenlohn Mitarbeiter: 20,45 Euro

Daraus ergeben sich folgende Zahlen.
Pro Tag: 20,45 Euro
Pro Monat: 375 Euro
Pro Jahr: 4.500 Euro

Bei 10 Mitabeitern sind das 45.000 Euro pro Jahr!

Bedenken Sie aber, dass das nur die reinen Lohnkosten sind. Welchen internen Stundensatz hat Ihr Mitarbeiter wirklich?

Mit welchem Stundensatz können Sie Ihren Mitarbeiter an den Kunden verrechnen?

Die Lohnnebenkosten

Wie Sie sicherlich bemerkt haben, haben wir die Lohnnebenkosten und in unserem Beispiel nicht berücksichtigt. Sie können also noch einmal rund ein Viertel der Kosten aufschlagen.

Und was ist mit der Arbeitszeit?

Und natürlich sollten wir auch die Arbeitszeit nicht außer Acht lassen. Denn diese Zeit kann sicherlich besser genutzt werden, oder?

Pro Tag: 1 h
Pro Monat: 18,33 h
Pro Jahr: 220 h = 27,5 Tage

Bei 10 Mitabeitern sind das 275 Tage pro Jahr!

Das ist mehr als die Jahresleistung eines einzelnen Mitarbeiters.

Die Urlaubszeit des Mitarbeiters ist bezahlt

Bei einer Stunde suchen am Tag sind es bei 220 h im Jahr immerhin 27,5 Tage. Damit hätte sich die Urlaubszeit des Mitarbeiters schon fast bezahlt gemacht, oder?

Die Suchzeit reduzieren – Kosten sparen

Nehmen wir einmal an, Sie könnten die Suchzeit um 50% reduzieren, also von einer Stunde auf 30 Minuten am Tag. Damit könnten auch die Kosten um 50% gesenkt werden.

Einsparung bei 2.500 Euro Monatslohn

Wenn Ihr Mitarbeiter also nur noch eine halbe Stunde am Tag sucht, dann kostet Sie nur noch 1.500 Euro pro Jahr. Das ist eine Ersparnis von 1.500 Euro pro Jahr.

Einsparung bei 3.000 Euro Monatslohn

Wenn Ihr Mitarbeiter also nur noch eine halbe Stunde am Tag sucht, dann kostet Sie nur noch 2.250 Euro pro Jahr. Das ist eine Ersparnis von 2.250 Euro pro Jahr.

Jetzt rechnen Sie das einmal nicht nur für einen Mitarbeiter, sondern für 10 Mitarbeiter. Hier ergibt sich eine Einsparung von 15.000 Euro bzw. 22.500 Euro pro Jahr.

Würde Ihnen für diese Summe keine bessere Verwendung einfallen?

In meinem nächsten Artikel geht es darum, dass Suchen nicht nur Geld, sondern vor allem Nerven kostet -> Suchen kostet Zeit und Nerven