Büro 4.0 ist nur eine Worthülse. Sie ist nicht genau definiert. Jeder muss für sich selbst entscheiden, was es für ihn bedeutet. Ich bin ein Freund von folgendem Satz: Digitales Potential in Unternehmen endlich richtig nutzen. Doch was bedeutet das konkret? Und warum geht es mir bei Büro 4.0 auch um die Zusammenarbeit der Menschen?
Verschiedene digitale Informationen an verschiedenen Stellen
Es gibt bekanntlich viele verschiedene Informationen in einem Unternehmen. Angefangen bei den Stammdaten von Kunden oder Lieferanten und eventuell ergänzenden Informationen. Wie z. B. Umsatzdaten, Kontakthistorien oder Informationen zum Verhalten oder zu Eigenschaften der Kunden. Hin zu Dokumenten verschiedenster Formate: E-Mails, Bilder, PDFs, Rechnungen und Belege, Office-Dokumente, Termine usw.
In der Regel sind diese Informationen und Dokumente im Unternehmen an verschiedenen Stellen abgelegt. Dokumente liegen auf dem Fileserver, E-Mails auf dem E-Mail-Server bzw. in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter und andere Informationen wiederum in der Warenwirtschaft bzw. ERP Software.
Verschiedene Mitarbeiter, gemeinsame Datennutzung
Das Interessante daran ist aus meiner Sicht eine Sache: Verschiedene Personen im Unternehmen mit verschiedenen Rollen oder Tätigkeiten, wollen viele Daten gemeinsam nutzen. Sie haben jedoch unterschiedliche Wünsche und Sichtweisen bezüglich dieser Informationen. Während den Vertriebler die Umsatzahlen interessieren, möchte der Innendienst lieber die letzte Kommunikation einsehen. Und den Abteilungsleiter interessiert, ob alle Aufgaben ordnungsgemäß abgearbeitet werden. Wie also gelingt dieser Spagat, jedem Mitarbeiter die Informationen für ihn geeignet zur Verfügung zu stellen, ohne sämtliche Daten in x verschiedenen Systemen zu hinterlegen?
Häufig fehlt den Anwendern die Möglichkeit, Informationen in einem zentralen, gemeinsam genutzten System einzugeben und diese für Kollegen zur Verfügung zu stellen. So gehen Informationen komplett verloren und erschweren zum Beispiel die Vertretung von Kollegen im Krankheits- oder Urlaubsfall. Auch das Einbinden von Teilzeitarbeitskräften wird erschwert.
Die häufigsten Probleme
- Keine zentrale Informationsablage
- Erschwerter Austausch von Informationen mit Kollegen, abteilungsintern und -übergreifend
- Fehlender Überblick über den Status von Aufgaben, Projekten oder Vertriebsvorgängen
- Fehlende Informationen bei der Vertretung von Kollegen
- Das Wiederfinden von Informationen generell ist schwierig oder sehr zeitintensiv
- Dokumente und Informationen werden an mehreren Stellen abgelegt, es entstehen Duplikate
- Kein Zugriff auf die E-Mails bzw. die Kommunikation die zwischen Kunde und Kollege stattgefunden hat
- Bedingt durch verschiedene Insellösungen im Unternehmen bestimmt die Software die Abläufe und nicht mehr der Unternehmer selbst – Kontrollverlust!
Fazit: Es fehlt eine zentrale Informationsablage, in der die verschiedenen digitalen Informationen abgelegt sind und daraus unterschiedliche Sichten und Auswertungen generiert werden können. Denken Sie immer daran:
Informationen sind das Kapital eines Unternehmens
Büro 4.0 – Die Zusammenarbeit zwischen Menschen
Die genannten Probleme sind heute meist erkannt und der Wunsch nach Lösungen wächst. Mitarbeiter wie Kunden wünschen oder fordern hier Fortschritte! Die digitale Transformation ist also unumgänglich. Egal, ob Sie es gut finden oder nicht. Sie wird kommen. Und gerade das sorgt in vielen kleinen und mittelständischen für Ängste und Vorbehalte. Bei Büro 4.0 geht es auch um die Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Menschen. Und vor dieser Aufgabe bzw. Herausforderung steht der Unternehmer. Und der Zielzustand lockt mit durchaus lohnenswerten Vorteilen.
Die Vorteile von Büro 4.0
- Verbesserung der Kommunikation allgemein, d. h. intern wie extern
- Verbesserte Zusammenarbeit, teamintern und teamübergreifend
- Erkennbare Zeiteinsparungen
- Hohe Transparenz
- Leistungsstarker Workflow
- Integration statt Insellösung
Der wahrscheinlich größte Vorteil von Büro 4.0 ist, dass die Produktivität gesteigert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden.
Wichtige Faktoren für den Erfolg von Büro 4.0
Wie erreichen Sie also „Büro 4.0“? Als allererstes ist ein eindeutiges „JA“ der Geschäftsleitung und der Führungskräfte zum digitalen Büro nötig. Da die einzelnen Herausforderungen verschiedener Mitarbeitergruppen nicht von heute auf morgen komplett gelöst werden können, sollte dann eine Kernprozessanalyse durchgeführt werden und nachfolgend schrittweise ein Prozess nach dem anderen optimiert werden. Das Zitat von Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG bringt es auf den Punkt: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Clevere Unternehmen setzen also einen Schritt weiter vorne an!
Jetzt mit Büro 4.0 starten
Von der technischen Seite her gibt es heute schon Lösungen, die Büro 4.0 ideal unterstützen. Sie benötigen ein Informations- und Dokumentmanagement mit Workflow-Funktionalität. Der Wunsch ist die zielorientierte, datengestützte Kommunikation. In einer solchen Datenbank können alle Dokumente und Informationen erfasst werden und Sie können mit diesen arbeiten.
ACHTUNG: Eine Software löst nur eine Aufgabe. Sie löst keine Probleme. Probleme werden nur von Menschen gelöst!
Fangen Sie an, Ihre Prozesse im Büro bzw. der Verwaltung zu analysieren und zu optimieren. Anschließend wissen Sie genau, was Sie benötigen und damit fällt es Ihnen wesentlich leichter, ein geeignetes Werkzeug auszuwählen. Eine Kernprozessanalyse zeigt die Prozesse auf, die Sie am dringendsten optimieren sollten. Fangen Sie Schritt für Schritt an und nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Stück für Stück ist auch hier der beste Weg zu einer erfolgreichen und vor allem nachhaltigen Optimierung. Nur so sind Sie dem Mitbewerber einen Schritt voraus.
Was ist eine Kernprozessanalyse?
Bei der Kernprozessanalyse wird der Ist-Zustand in den Beschaffungs- und Vertriebsabläufen Ihres Unternehmens erfasst und es werden die speziellen Anforderungen und Wünsche mit Ihnen besprochen. Sorgfältig werden die Ursachen der einzelnen Schwachstellen analysiert und daraus gemeinsam mit Ihnen Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Daraus resultiert ein Konzept mit konkreten Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen. Und das ist auch das Wichtigste daran. Denn was nützt Ihnen eine Schwachstellenanalyse, wenn Sie danach keine konkreten Empfehlungen bekommen, wie diese abzustellen sind?
Beispiel Vertriebsprozess
Am Beispiel der Vertriebsabläufe lässt sich die Kernprozessanalyse gut erklären. Es wird der Prozess vom Kundenkontakt (Anruf oder E-Mail beispielsweise) bis zur Rechnungserstellung angeschaut und analysiert.
Wichtige Fragen hierbei sind
- Wie findet die Kommunikation mit dem Kunden statt?
- Werden einheitliche Vorlagen für die Kommunikation genutzt?
- Wie und vor allem wo werden Informationen und Dokumente abgelegt?
- Wird mit Vertriebsvorgängen gearbeitet?
- Wie kann ein Kollege oder Vorgesetzter schnell den Status einsehen?
- Wie werden Informationen mit Kollegen ausgetauscht?
- Wie tauschen ganze Abteilungen Informationen und Dokumente miteinander aus?
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle bietet unter dem Namen „Förderung unternehmerischen Know-hows“ interessante Fördermöglichkeiten an. Es besteht bei zertifizierten Beratern somit die Möglichkeit, bis zu 1.500 Euro Zuschuss zu einer Kernprozessanalyse zu erhalten. Näheres erfahren Sie hier.
Meine Empfehlung lautet deshalb:
Fangen Sie Schritt für Schritt an und nehmen Sie sich nicht zu viel vor.
Wenn es bei Ihnen mehrere Prozesse gibt, die optimiert werden können, dann starten Sie mit dem Prozess, der Ihnen am meisten Erleichterung verschafft. Und keine Sorge: Auch hier gilt wieder, dass 100% nicht nötig sind, da viel zu teuer. Stück für Stück ist auch hier der beste Weg zu einer erfolgreichen und vor allem nachhaltigen Optimierung. Nur so sind Sie dem Mitbewerber einen Schritt voraus.
Technische Lösungen bzw. Werkzeuge für Büro 4.0
Von der technischen Seite her gibt es heute schon Lösungen, die Büro 4.0 ideal unterstützen. Es gibt Werkzeuge, die die Zusammenarbeit im Team fördern. Sogenannte Collaboration Software. Dann gibt es noch Lösungen, die den Wissensaustausch fördern. Beispielsweise ein Wiki oder ein Social Intranet. Und es gibt Software, mit der sich Dokumente strukturiert ablegen und durchsuchen lassen. Entweder DMS- oder Intranet-Lösungen. Eine gute Texterkennung (OCR) ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Auch mit einer CRM-Lösung (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement) kann die Kommunikation mit den Kunden verbessert werden. Und zu guter Letzt sind hier noch Workflow-Systeme zu erwähnen. Mit diesen kann ein Ablauf optimiert werden und bei bestimmten Ereignissen können Benachrichtigungen ausgelöst werden.
ACHTUNG: Eine Software löst nur eine Aufgabe. Sie löst keine Probleme. Probleme werden nur von Menschen gelöst!
Meiner Meinung nach sind für KMUs diese ganzen Software-Inseln aber nur schwer zu bewältigen und vor allem sehr schwer zu beherrschen.
Der Wunsch nach einer zielorientierten, datengestützten Kommunikation kann nur durch ein Informations- und Dokumentmanagement mit Workflow-Funktionalität erfüllt werden. In einer solchen Datenbank können alle Dokumente und Informationen erfasst werden und Sie können mit diesen arbeiten. Interessant ist in diesem Zusammenhang sicherlich auch folgender Artikel: 50 Vorteile durch Dokumentenmanagement
Nur so ist es meiner Meinung nach möglich, den Kommunikationsprozess, sowohl intern als auch extern, durchgängig abzubilden und vor allem zu optimieren.
