In meinem Artikel Suchen kostet Zeit und Geld habe ich ausgerechnet, wie viel Geld das unnötige Suchen kostet und welche Kosten sich so einsparen lassen.
Heute betrachten wir die freigesetzte Zeit. Und die ist meinen Augen meist noch viel wichtiger als das gesparte Geld.
Die Suchzeit reduzieren – Zeit freisetzen
Nehmen wir einmal an, Sie könnten die Suchzeit um 50% reduzieren, also von einer Stunde auf 30 Minuten am Tag. Was könnten Sie als Unternehmer mit einer halben Stunde freier Zeit anfangen? Oder Ihre Mitarbeiter.
Also mir fallen da viele Dinge ein.
- Zeit für mehr Vertrieb
- Zeit für neue Projekte
- Zeit für bessere Kundenbetreuung
- Zeit, herauszufinden, was der Kunde wirklich will
- Zeit, neue Angebote zu diesen Bedürfnissen zu entwickeln
- Zeit für Familie
- Zeit für sich
- Zeit, sich fortzubilden
- Zeit, um zu überlegen, wie man das Unternehmen weiterentwickeln kann
- Zeit, um endlich pünktlich Feierabend zu machen
- Zeit für einen lockeren Austausch mit Kollegen
- Zeit für eine entspannte Kaffeepause
- Zeit für …
Die Suchzeit reduzieren – Nerven schonen
Für mich gibt es nichts schlimmeres, als etwas zu suchen und dann irgendwann (nach langer langer Zeit) entnervt aufzugeben, weil ich es nicht gefunden habe und keine Ahnung mehr habe, wo ich noch suchen soll.
Dabei weiß ich doch genau, dass das Dokument eigentlich in dem Verzeichnis liegen muss.
Aber da ist es nicht … Das nervt mich tierisch!
Sicherlich kennen Sie alle diese Situation. Und richtig schlimm ist es, wenn Sie das Dokument bzw. die Information nicht nur für sich selber suchen, sondern den Kunden am Telefon haben, den Kollegen oder gar den Chef.
Das erhöht den Druck und somit auch den Stress. Und dann anrufen zu müssen und zuzugeben, dass Sie erfolglos waren, ist wirklich kein tolles Gefühl.
Die Lösung – ein Informations- und Dokumentenmanagement
Doch wie lösen Sie das? Ein Informations- und Dokumentenmanagement ist eine sehr gute Möglichkeit.
Dort werden die Informationen zentral abgelegt und zu Adressen (Kunde, Interessent, Lieferant, Ansprechpartner etc.) und/ oder zu Vorgängen zugeordnet.
Vorgänge sind beispielsweise Akten oder Projekte. Und damit der Mitarbeiter keine Mehrbelastung in seiner Arbeit hat, erfolgt diese Zuordnung anhand bestimmter Kriterien automatisch.
Bei einer E-Mail beispielsweise wird diese anhand der Domain (das ist der Teil hinter dem @-Zeichen, also beispielsweise solox.de) automatisch der Adresse SOLOX zugeordnet. Und anhand der kompletten E-Mail Adresse beim entsprechenden Ansprechpartner.
Somit ist sichergestellt, dass Sie und Ihre Kollegen die Dokumente an entsprechender Stelle wieder finden.
Zeit für Veränderung?
Wann ist bei Ihnen der Zeitpunkt erreicht, an dem Sie keine Lust mehr auf Zeitverschwendung haben?
Wann haben Sie die Nase von strapazierten Nerven durch unnötiges Suchen voll?
Wann möchten Sie endlich wieder produktiver werden und entspannter arbeiten?
Wann möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter endlich wieder mehr Spaß an der Arbeit haben?
Wann möchten Sie Ihre Kunden noch besser und umfassender betreuen?
