Wie können Sie das digitale Potenzial im Büro nutzen, was hindert Sie daran und was können Chefs machen, um sich und den Mitarbeitern das Leben leichter zu machen? Wie lassen sich die Systeme im Büro effizient verbinden?
Um Schlagworte wie Büro 4.0, Industrie 4.0, Arbeitswelt 4.0 oder digitale Transformation kommen Sie heutzutage gar nicht mehr herum. Was genau sich hinter den einzelnen Begriffen verbirgt, ist Auslegungssache bzw. liegt im Auge des Betrachters. Und es gibt logischerweise auch Gemeinsamkeiten bei diesen Begriffen. Deswegen bin ich ein Freund von folgendem Satz: Digitales Potential in Unternehmen endlich richtig nutzen. Doch was bedeutet das konkret?
Welche Arten von digitalen Informationen gibt es denn so in Unternehmen?
Da sind zum einen die Stammdaten des Kunden (Lieferant, Interessent etc.) wie beispielsweise die Kontakt- oder Umsatzdaten. Aber auch persönliche Informationen wie seine Vorlieben und Eigenschaften. Ist der Kunde eher konservativ oder modisch, trinkt er gerne Wein und in welchen Verbänden ist er engagiert.
Zum anderen aber natürlich auch Dokumente wie E-Mails, Bilder, PDFs, Rechnungen und Belege bzw. Office-Dokumente. Aber auch die Eingangs- und Ausgangspost, sowie Termine und Vorgänge.
Aber wo liegen diese Informationen denn?
In der Regel sind diese Informationen und Dokumente im Unternehmen an verschiedenen Stellen abgelegt. Dokumente liegen auf dem Fileserver, E-Mails auf dem E-Mail-Server und andere Informationen wiederum in der Warenwirtschaft bzw. ERP Software.
Die „richtige“ Struktur
Um diese Informationen richtig, aber vor allem schnell zu nutzen, benötigen Sie eine gute und ordentliche, vor allem aber leicht zu merkende Struktur. In den meisten Unternehmen ist die Struktur auf dem Fileserver gewachsen und ist in die Kategorie „Kraut und Rüben“ einzuordnen. Sie haben sich in der Regel entschieden, ob Sie auf oberster Ebene mit dem Ordner Kunden oder mit dem Ordner Aufträge bzw. Projekte anfangen. Darunter dann wieder weitere Ordner. Meine Empfehlung lautet, sogenannte Themen-Ordner mit einer Nummer für die Sortierung anzulegen und nie mehr als sieben Unterordner darunter anzulegen.
010_Aufträge
020_Kapazitätsplanung
030_Produktionsbesprechung
…
Durch die Nummerierung können Sie eine Sortierung vorgeben und die Mitarbeiter können sich die Ordnernamen schneller merken. Unter jedem dieser Ordner legen Sie wieder maximal sieben Unterordner an und darunter auch wieder maximal sieben. So ist gewährleistet, dass die Struktur nicht zu groß und unübersichtlich wird und Sie die gewünschten Informationen schnell wiederfinden.
Der „richtige“ Dateiname
Im Dateinamen sollten Sie auf jeden Fall die amerikanische Schreibweise für das Datum verwenden. Nur so ist eine richtige Sortierung gewährleistet. Denn für den Computer kommt der 01.07.2015 vor dem 15.01.2016. Denn 01 ist kleiner als 15. Wenn Sie das Datum aber in der Form Jahr-Monat-Tag schreiben, dann wird auch erst nach dem Jahr sortiert. Beispiel: 2016-06-28
Des Weiteren können Sie mit Versionsnummern am Ende der Datei arbeiten. _001 oder _final. Aber bitte vermeiden Sie Versionsnummern wie _final, _noch_finaler und _am_finalsten!
Ein weiterer Tipp: Überlegen Sie sich Kürzel. Beispielsweise AG für Angebot oder QM für Qualitätsmanagement und PF als Mitarbeiterkürzel für Patrick Fischer. Wenn Sie das Kürzel in eckige Klammern [] setzen, erhöhen Sie die Lesbarkeit für den Anwender. Ein Dateiname könnte dann also zum Beispiel so aussehen: 2016-06-28 – [QM] Verfahrensweisung Sicherheit auf dem Betriebsgelände – [PF]_001.pdf
Eine Übersicht hilft
Überlegen Sie sich eine klare Struktur und schreiben Sie sich Beispiele hierfür auf. Erstellen Sie daraus eine Übersicht und geben Sie diese Ihren Mitarbeitern an die Hand. Dann wird es für alle Beteiligten leichter.
Und was ist mit den E-Mails?
Bei E-Mails haben Sie das Problem, dass es die Posteingänge der einzelnen Mitarbeiter gibt und auch noch globale bzw. öffentliche Ordner. Informationen liegen also wieder an verschiedenen Stellen. Hier besteht die Herausforderung darin, zu erkennen, welche E-Mails schon von wem bearbeitet wurden und wie der Status ist. Am besten legen Sie sich den Status als Unterordner der globalen Ordner an. Beispielsweise offen, bearbeitet und erledigt. Die Ordnerstruktur für die öffentlichen Ordner können Sie analog der Ordnerstruktur auf dem Fileserver anlegen. So finden sich Ihre Mitarbeiter schnell zu Recht und wissen genau, in welchem Ordner die E-Mails zu einem bestimmten Vorgang liegen.
Kürzel und Textbausteine
Wenn Sie beim Schreiben interner E-Mails auch wieder mit einem Kürzel in eckigen Klammern [] arbeiten, erkennen Ihre Kollegen schneller, um welchen Inhalt es sich handelt. Verwenden Sie beispielsweise [RR] für eine Rückrufbitte. Damit Sie den gleichen Text nicht immer und immer wieder schreiben müssen, verwenden Sie Textbausteine. Diese können sich entweder in einer E-Mail-Vorlage abspeichern oder aber in einem Word-Text. So haben Sie häufige Formulierungen immer wieder schnell zur Hand. Vermeiden Sie das Versenden von Dokumenten in internen E-Mails als Anhang. Fügen Sie in Ihre E-Mail besser den Link zum Verzeichnis oder zum Dokument auf dem Fileserver ein.
Sie werden so nie den vollen Nutzen aus den Informationen ziehen
Mit diesen genannten Lösungsmöglichkeiten können Sie Struktur in Ihre digitalen Informationen bringen und diese so besser nutzen. Allerdings wird es Ihnen nie möglich sein, den vollen Nutzen aus den Informationen in Ihrem Unternehmen zu ziehen. Und Informationen sind schließlich das Kapital eines Unternehmens!
Dokumente und Informationen in den verschiedenen Systemen (Fileserver, E-Mail-Server, Warenwirtschaft) stehen in keinem direkten Zusammenhang zueinander.
Die Nachteile dieser Lösung
Es ergeben sich folgende Nachteile bzw. Herausforderung einer solchen Lösung:
- Erfordert sehr genaues Arbeiten aller Beteiligten
- Alle Dokumente sofort scannen
- Erfolg hängt vom Mitarbeiter ab
- Falsche Ablage ist möglich
- Keine Zuweisung von Zuständigkeiten
- Es werden verschiedene Werkzeuge bzw. Datenbanken und Datenablagen genutzt
- Strukturelle Änderungen (Organisation) sind nur schwer umsetzbar
- Konkrete Arbeitsanweisungen sind erforderlich
- Berechtigungen: Vergabe, Pflege und Aktualität
- Datensicherheit: externe Einflüsse, Zerstörung durch einen selbst
- Grenzen der Struktur bei der Übersicht
Folgende Fragen bleiben aber immer noch unbeantwortet
- Wer hat auf eine E-Mail geantwortet?
- Wer bearbeitet die E-Mail gerade?
- Ist die E-Mail schon im Kundenordner/Projektordner abgelegt?
- Wie ist der Status der Bearbeitung?
- Wer im Unternehmen weiß über ein Dokument eigentlich Bescheid?
- Welchen Weg hat das Dokument im Unternehmen genommen?
- Ist das die aktuellste Version des Dokumentes?
- Wurde meine delegierte Aufgabe erledigt?
- Was wurde dem Kunden geantwortet?
- Was ist generell bisher mit dem Kunden gelaufen? (Kommunikation)
Für mich persönlich ist der größte Nachteil aber, dass es Situationen gibt, in denen eine unterschiedliche Sichtweise auf die Daten gewünscht ist. Mal möchten Sie Informationen aus der Kundensicht haben, mal aus der Abteilungssicht. Mal möchten Sie mit der Buchhaltungsbrille auf die Daten sehen und mal mit der Vertriebsbrille.
Die Lösung: Ein Informations- und Dokumentmanagement mit Workflow-Funktionalität
Die Lösung ist ein Informations- und Dokumentmanagement mit Workflow-Funktionalität. Der Wunsch ist die zielorientierte, datengestützte Kommunikation. In einer solchen Datenbank können alle Dokumente und Informationen erfasst werden und Sie können mit diesen arbeiten.
Weitere Informationen
https://www.solox.de/modernes-dokumentenmanagement-ist-mehr-als-eine-ablage/
https://www.solox.de/vorteile-dokumentenmanagement/
