In den Beschaffungs- und Vertriebsabläufen eines jeden Unternehmens steckt viel Verbesserungspotential. Das klingt plausibel und eigentlich wissen wir das auch alle. Aber wie fördert man dieses Potential zu Tage? Man fühlt sich wie in einem Irrgarten. Lesen Sie weiter, wie eine Kernprozessanalyse bei der Prozessoptimierung helfen kann.
Haben Sie auf folgende Fragen eine Antwort?
- Wie tauschen Ihre Mitarbeiter bzw. ganze Abteilungen Dokumente miteinander aus?
- Wie werden E-Mails mit anderen wichtigen Daten zu einem Kunden oder Kundenauftrag abgelegt?
- Wo werden diese abgelegt? Wer hat darauf Zugriff?
- Können Vorgänge und Projekte weiter bearbeitet werden, wenn der Kollege krank ist oder im Urlaub?
- Ist es für Sie als Chef möglich, den Status zu einem bestimmten Vorgang oder Projekt einzusehen?
- Wie lange benötigen Sie, um eine E-Mail eines Kunden zu suchen, die dieser vor einer Woche geschickt hat?
- Arbeiten Sie bereits mit einer digitalen Kundenakte?
- Arbeiten Sie mit Vertriebsvorgängen?
- Arbeiten Sie generell mit (digitalen) Vorgängen und Akten?
Irrglaube in vielen Unternehmen
Ich habe ein Problem. Also brauche ich jetzt die passende Software um es lösen. Reicht es also aus, einfach eine weitere Software zu kaufen?
Sicherlich nicht – denn Probleme werden von Menschen gelöst. Die Software erledigt nur Aufgaben.
Daher steht an erster Stelle die Frage, was die Software für Sie wie erledigen soll. Welche Abläufe und welche Prozesse möchten Sie mit der Software abbilden. Vor der Prozessoptimierung also immer erst die (Kern-) Prozessanalyse.
Ich finde es immer noch erschreckend, wie viele Unternehmen Ihre Kernprozesse an die Software anpassen, anstatt die Software an die Prozesse anzupassen.
Das liegt zum einen daran, dass viele Softwarelösungen kaum flexibel genug sind und keine entsprechenden Anpassungsmöglichkeiten bieten und wenn, dann sind diese Anpassungen mit enorm hohen Kosten verbunden. Und zum anderen daran, dass der eigentllich Prozess nicht sauber aufgenommen wird und dann entsprechend verbessert wird.
Gute Prozessberatung
Das Ziel guter Prozessberatung ist es, Prozesse zu verbessern.
Diese also schneller und effizienter zu gestalten. Das bedeutet auch, dem Menschen weniger Möglichkeiten geben, Fehler zu machen.
Die Stellen, an denen es weh tut, sind meist schnell identifiziert. Deswegen ist das Unternehmen schließlich auf der Suche nach einer Lösung.
Allerdings wissen die meisten Unternehmen nicht, warum es an dieser Stelle weh tut. Und auch nicht, was die Lösung ist. Also die Schmerzen lindert. Und natürlich sollen Arbeitsabläufe automatisiert werden, damit der Mitarbeiter Zeit für wichtigere Aufgaben hat.
Die Kernprozessanalyse
In einer Kernprozessanalyse wird der Ist-Zustand erfasst und der Berater bespricht mit Ihnen Ihre speziellen Anforderungen und Wünsche. Daraus wird dann ein Konzept mit den zu Ihrem Unternehmen passenden Handlungsempfehlungen entwickelt.
Und die Handlungsempfehlungen sind der Schlüssel zum Erfolg.
Denn was bringt es Ihnen, wenn Ihnen jemand Ihre „Schwachstellen“ im Prozess aufzeigt, aber es am Ende keine konkreten Handlungsempfehlungen gibt? Sie haben dann zwar einen Nutzen, aber dieser ist sehr klein und hilft Ihnen nicht wirklich weiter.
Erst nach einer (Kern-) Prozessanalyse kann überhaupt entschieden werden, ob Sie eine neue Software benötigen und wenn ja welche.
Ein Beispiel können Sie in meinem Artikel Arbeitsabläufe optimieren nachlesen. Dort beschreibe ich, wie die Prozesse im Vertriebsinnendienst optimiert werden können. Im Beitrag Arbeitsabläufe optimieren – Checklisten finden Sie wertvolle Hinweise zur Vorgehensweise.
Förderung unternehmerischen Know-hows
Dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ist die Brisanz dieses Themas bewusst. Deswegen gibt es ein Programm zur Förderung unternehmerischen Know-hows.
Als unser Beratungskunde profitieren Sie vom Einsatz einer erfahrenen Unternehmensberatung, denn wir helfen Ihnen, den Antrag auf diese Fördermittel zu stellen. Lassen Sie sich die Förderung nicht entgehen.
Weiter Informationen direkt bei der BAFA oder Sie rufen mich einfach unter 09353 985460 an.
