Komfort-Telefonie · Zahnarztpraxis
Aus Telefon-Stress wird ein ruhiger Empfang
In der Zahnarztpraxis Dr. Scherg in Karlstadt war Telefonieren früher purer Stress. Heute erkennt das System beim Anruf sofort den Patienten, alles ist direkt offen, und das Team an der Anmeldung arbeitet spürbar ruhiger.
Ausgangssituation
Gewachsen, aber mit der Technik von gestern
Die Zahnarztpraxis Dr. Scherg in Karlstadt arbeitet seit über 20 Jahren mit SOLOX zusammen. SOLOX betreut die Praxis als IT-Systemhaus, und genau aus dieser langen Zusammenarbeit kam SOLOX auch ins Spiel, als die Telefonie an ihre Grenzen kam.
Die Praxis ist über die Jahre stark gewachsen, unter anderem durch den Umzug nach Karlstadt und die Vergrößerung der Arbeitsbereiche. Aus einem einzelnen Bildschirm sind mittlerweile 18 geworden. Die alte Telefonanlage war rund 20 Jahre alt, technisch überholt und im täglichen Einsatz stark abgenutzt. Bei manchen Geräten war das Display kaum noch lesbar.
Das Team an der Anmeldung arbeitet täglich unter hoher Belastung und ist nicht auf IT spezialisiert. Eine neue Lösung musste deshalb einfach verständlich und direkt im Alltag nutzbar sein.
Herausforderung
Eine Leitung, ein Anrufbeantworter und ständige Nebenwege
Die alte Telefonanlage sorgte immer wieder für Unterbrechungen, Unsicherheit und Mehrarbeit.
Es gab nur eine Leitung. Für Patienten hieß das oft besetzt oder frei, sonst nichts. Wer nicht durchkam, rief immer wieder an. Auf beiden Seiten entstand Hektik. Eine Übersicht, wie viele Patienten gerade warten, gab es nicht.
Auch der Anrufbeantworter war eine ständige Stolperfalle. Freitags musste er neu besprochen werden. Wurde das vergessen, hatten Patienten falsche oder gar keine Information. Wenn die zuständige Kollegin im Urlaub oder krank war, übernahm jemand anderes, oft mit hörbarer Unsicherheit. Damit nichts vergessen wurde, mussten extra Erinnerungen angelegt werden.
Beim Telefonieren selbst lief vieles parallel. Telefonanlage, Kalender, Karteikarte und Notizzettel mussten gleichzeitig im Blick bleiben. Namen wurden am Telefon falsch verstanden oder verwechselt. Der typische Moment früher: den Hörer zwischen Schulter und Ohr geklemmt, gleichzeitig telefonieren, Termine eintragen und notieren. Das ging den ganzen Tag und führte zu Nacken- und HWS-Beschwerden. Dazu mussten die Plätze an der Anmeldung ständig gewechselt werden, je nachdem, wer gerade telefonierte oder Patienten betreute.
Lösung
STARFACE, getestet im echten Praxisalltag
Als die alten Telefone endgültig nicht mehr mitmachten, sprach die Praxis SOLOX an. SOLOX schlug einen Wechsel auf STARFACE vor und richtete eine Testphase von einigen Wochen ein, damit das Team die neue Anlage direkt im laufenden Betrieb ausprobieren konnte.
Schon in dieser Testphase wurde klar, wie stark sich die Abläufe vereinfachen. Beim eingehenden Anruf öffnet sich sofort das passende Karteiblatt. Das Team sieht direkt den Namen und die wichtigen Informationen und kann sofort persönlich reagieren. Verwechslungen bei ähnlichen Namen passieren praktisch nicht mehr. Die Terminvergabe braucht nur noch wenige Klicks: Anruf annehmen, Karteiblatt öffnet sich, Termin buchen, fertig.
Eine Warteschlange mit angenehmer Wartemusik ersetzt das alte Besetztzeichen. Headsets und Busylights verändern die Arbeitsweise an der Anmeldung zusätzlich. Das Team kann sitzen bleiben, sich frei bewegen und Anrufe auch parallel annehmen, ohne festes Tischtelefon. Die neue Lösung funktioniert einfach, auch ohne technisches Vorwissen.
Ergebnis
Kein Besetztzeichen mehr, dafür Ruhe an der Anmeldung
Vieles, was früher Aufwand und Stress gemacht hat, fällt heute weg.
Das Besetztzeichen ist verschwunden. Früher gab es eine Leitung, also kam ein Patient durch oder eben nicht. Heute erreicht jeder die Praxis. Wer kurz warten muss, hört Wartemusik und bleibt in der Leitung, statt im Sekundentakt neu anzurufen. Das Team sieht jederzeit, wie viele Personen warten, und kann sich darauf einstellen.
Beim Anruf öffnet sich automatisch das richtige Karteiblatt. Patienten werden sofort mit Namen begrüßt, alle wichtigen Informationen liegen direkt vor, und der Termin ist mit wenigen Klicks gebucht. Niemand muss mehr mehrere Programme nebeneinander offen halten oder Notizen auf Zetteln festhalten. Die Gespräche sind persönlicher geworden und das Auftreten der Praxis wirkt professioneller.
Intern bedeutet das weniger Stress, weniger Fehler, weniger Unterbrechungen und keine Zettelwirtschaft. Auch körperlich macht sich der Wechsel bemerkbar: Der eingeklemmte Hörer ist Geschichte, die Verspannungen sind weg. Unterm Strich bleibt im Alltag wieder Zeit für andere Aufgaben.
„Früher war Telefonieren purer Stress. Heute erkennt unser System sofort den Patienten, alles ist direkt offen, und wir können uns endlich auf die Menschen statt auf das Chaos konzentrieren."
Fazit
Ein vertrauter Partner macht den Wechsel leicht
Aus einer in die Jahre gekommenen Telefonanlage ist ein ruhiger, geordneter Empfang geworden. Anrufe landen sofort beim richtigen Patienten, Termine sind in wenigen Klicks gebucht, und das Team an der Anmeldung arbeitet entspannter. Dass SOLOX die Praxis seit über 20 Jahren begleitet, hat den Wechsel einfach gemacht: ein vertrauter Partner, eine kurze Testphase im Alltag, und eine Lösung, die seitdem niemand mehr missen möchte.
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