In den Ordnerstrukturen eines Fileserver versinken enorme Mengen an Dateien und Dokumenten.
Man spricht hierbei auch von unstrukturierten Informationen. Informationen, die in keinem Zusammenhang zu den Informationen in der Warenwirtschaft, dem ERP-System, des CRM (Kundenbeziehungsmanagement) oder anderen Systemen stehen.
Hier werden Office-Dokumente (Verträge, Konzepte, individuelle Angebote usw.) abgelegt. Aber natürlich auch die E-Mails werden hier als Datei abgespeichert.
Die Suche gestaltet sich sehr schwierig und aufwendig und bleibt leider auch häufig erfolglos.
Herkömmliche Ablage von Dokumenten auf dem Fileserver
- Sie legen einen Ordner „Kunden“ an und darunter dann die einzelnen Kundennamen. Jetzt speichern Sie alle Informationen innerhalb dieser Struktur ab. Darunter werden dann Ordner wie „Aufträge“, „Verträge“, „Projekte“ usw. angelegt. Unter dem Ordner „Aufträge“ gibt es dann wieder Unterordner. Beispielsweise „Schriftverkehr“. In diesen Ordner werden die E-Mails dann manuell abgespeichert.
- Sie legen einen Ordner „Aufträge“ an und darunter dann Ordner mit der entsprechenden Auftragsnummer und darunter wieder entsprechende Unterordner.
- Sie legen sich verschiedene Themen-Ordner an. Mit Hilfe der Nummerierung wird die Sortierung festgelegt.
Beispiel: 010_Aufträge, 020_Kapazitätsplanung, 030_Produktionsbesprechung usw.
Sie und Ihre Mitarbeiter gewöhnen sich daran und durch die Nummern und Ihr fotografisches Gedächtnis finden Sie sich nach einer Weile zurecht. - Der Klassiker: „Kraut und Rüben“. Eine zufällig entstandene Struktur. Jeder speichert irgendwas unter irgendeinem Namen irgendwo ab. Eine Mischung der vorher genannten Möglichkeiten ist durchaus möglich. So lange es nur einen Bearbeiter pro Projekt gibt, funktoniert das.
Nachteile
Redundanzen sind hier an der Tagesordnung.
Es gibt gleichnamige Ordner in verschiedenen Baumstrukturen. Besonders problematisch ist das Erstellen von Kopien. Denn es gibt Dokumente, die in mehreren Ordnern gefunden werden sollen. So wächst das Datenvolumen schnell an und es findet sich ziemlich schnell keiner mehr zurecht.
Der Austausch mit Kollegen
Natürlich wollen Sie sich auch mit Kollegen austauschen. Es werden also Dokumente per E-Mail durch die Gegend geschickt. Auch an mehrere Kollegen gleichzeitig. Somit gibt es jetzt verschiedene Versionen eines Dokuments. Die auf dem Fileserver und die in den Postfächern der einzelnen Mitarbeitern. Diese Version wird dann bearbeitet und wieder per E-Mail verteilt. Auf dem Fileserver wird die Version dann mit „_neu“ oder „_final“ abgelegt.
Es dauert nicht lange und bald kennt sich keiner mehr wirklich aus bzw. weiß, welches die aktuellste Version ist.
Spätestens nach ein paar Jahren ist das Chaos perfekt.
Die Lösung – ein Dokumentenmanagement
Nach und nach reift in Ihnen der Wunsch nach einem Dokumentenmanagement wie beispielsweise DOCUframe.
Eine Kommunikations- und Informationsplattform kann schnell Ordnung ins Chaos bringen.
Jeder Mitarbeiter kann sich seine entsprechende Sicht auf die Informationen konfigurieren. Jedes Dokument, jede Information ist nur einmal im System vorhanden und kann trotzdem an verschiedenen Stellen (Kunden, Lieferant, Projekt, Akte, Vorgang, globaler Ordner etc.) abgelegt werden.
Solche Systeme sind perfekt geeignet für den Umgang mit diesen unstrukturierten Daten. Die zentrale Sicht auf einen Kunden oder einen Vorgang (Projekt, Akte etc.) ist gegeben.
Ein weiterer großer Vorteil ist die integrierte Volltextsuche. Damit lassen sich Informationen jederzeit schnell wiederfinden.
Aber wie wir bereits beim Thema Kernprozessanalyse gelernt haben, löst eine Software keine Probleme, sondern erledigt nur Aufgaben. Vor der Einführung einer neuen Software steht deshalb immer erst die Prozessberatung und Prozessoptimierung.
Ist es bei Ihnen auch so?
Fällt Ihnen die Ablage von Dateien auch schwer?
Würden Sie Dateien gerne an mehreren Stellen ablegen?
Haben Sie den Überblick auf dem Fileserver verloren?
Suchen Sie auch sehr lange oder sogar erfolglos nach Dokumenten auf Ihrem Server?
Nervt Sie das Ausdrucken und Abspeichern von E-Mails auch?
Gemeinsam finden wir eine Lösung mit der Sie effizienter und zufriedenstellender arbeiten können und mit der sie dadurch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und auch Ihrer Kunden steigern!
