Chaos auf dem Fileserver – Der Fileserver als „Allesfresser“

Chaos auf dem Fileserver – Der Fileserver als „Allesfresser“

Haben Sie Schwierigkeiten bei der strukturierten Ablage Ihrer Dateien?

Haben Sie keine Lust mehr auf die erfolglose Suche nach Dokumenten auf Ihrem Server?

Haben Sie den Überblick über die Dateien auf Ihrem Fileserver verloren?

Datei- und Dokumentenchaos

In den Ordnerstrukturen eines Fileserver versinken enorme Mengen an Dateien und Dokumenten.

Wir sprechen hierbei auch von unstrukturierten Informationen. Informationen, die in keinem Zusammenhang zu den Informationen in der Warenwirtschaft, dem ERP-System, des CRM (Kundenbeziehungsmanagement) oder anderen Systemen stehen.

Hier werden Office-Dokumente (Verträge, Konzepte, individuelle Angebote usw.) abgelegt.
Aber natürlich auch die E-Mails werden hier als Datei abgespeichert. Die Suche gestaltet sich sehr schwierig und aufwendig und bleibt leider auch häufig erfolglos.

Chaos auf dem Fileserver - Der Fileserver als "Allesfresser"

Herkömmliche Ablage von Dokumenten auf dem Fileserver

Sie legen einen OrdnerKunden“ an und darunter dann die einzelnen Kundennamen. Jetzt speichern Sie alle Informationen innerhalb dieser Struktur ab. Darunter werden dann Ordner wie „Aufträge“, „Verträge“, „Projekte“ usw. angelegt. Unter dem Ordner „Aufträge“ gibt es dann wieder Unterordner. Beispielsweise „Schriftverkehr“. In diesen Ordner werden die E-Mails dann manuell abgespeichert.

Sie legen einen OrdnerAufträge“ an und darunter dann Ordner mit der entsprechenden Auftragsnummer und darunter wieder entsprechende Unterordner.

Sie legen sich verschiedene Themen-Ordner an. Mit Hilfe der Nummerierung wird die Sortierung festgelegt.

Beispiel:
010_Aufträge
020_Kapazitätsplanung
030_Produktionsbesprechung
usw.

Sie und Ihre Mitarbeiter gewöhnen sich daran und durch die Nummern und Ihr fotografisches Gedächtnis finden Sie sich nach einer Weile zurecht.

Eine zufällig entstandene Struktur. Jeder speichert irgendwas unter irgendeinem Namen irgendwo ab. Eine Mischung der vorher genannten Möglichkeiten ist durchaus möglich. Solange es nur einen Bearbeiter pro Projekt gibt, funktioniert das.

Die Nachteile sind ganz klar!

Redundanzen sind hier an der Tagesordnung

Es gibt gleichnamige Ordner in verschiedenen Baumstrukturen. Besonders problematisch ist das Erstellen von Kopien. Denn es gibt Dokumente, die in mehreren Ordnern gefunden werden sollen.
So wächst das Datenvolumen schnell an und es findet sich ziemlich schnell keiner mehr zurecht.

Der Austausch mit Kollegen

Natürlich wollen Sie sich auch mit Kollegen austauschen. Es werden also Dokumente per E-Mail durch die Gegend geschickt. Auch an mehrere Kollegen gleichzeitig. Somit gibt es jetzt verschiedene Versionen eines Dokuments. Die auf dem Fileserver und die in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter.
Diese Version wird dann bearbeitet und wieder per E-Mail verteilt. Auf dem Fileserver wird die Version dann mit „_neu“ oder „_final“ abgelegt. Es dauert nicht lange und bald kennt sich keiner mehr wirklich aus bzw. weiß, welches die aktuellste Version ist.

Spätestens nach ein paar Jahren ist das Chaos perfekt.

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      Die Lösung - ein DMS

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      Vorteile durch Dokumentenmanagement

      Perfekt für den Umgang mit unstrukturierten Daten geeignet

      Jeder Mitarbeiter kann sich seine entsprechende Sicht auf Informationen individuell konfigurieren

      Jedes Dokument und jede Information kann an verschiedenen Stellen (Kunde, Lieferant, Projekt, Akte, Vorgang, globaler Ordner etc.) abgelegt werden

      Jedes Dokument und jede Information ist nur einmal im System vorhanden

      Die zentrale Sicht auf einen Kunden oder einen Vorgang (Projekt, Akte etc.) ist gegeben

      Mithilfe der integrierten Volltextsuche lassen sich Informationen jederzeit schnell wiederfinden

      Welche Chancen und Vorteile erkennen Sie?

      Lesen Sie 50 Vorteile durch Dokumentenmanagement für weitere Impulse

      Perfekt für den Umgang mit unstrukturierten Daten geeignet

      Jeder Mitarbeiter kann sich seine entsprechende Sicht auf Informationen individuell konfigurieren

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      Hinweis: Eine Software löst keine Probleme, sie erledigt Aufgaben!

      Vor der Einführung einer neuen Software steht deshalb immer erst die Prozessberatung und Prozessoptimierung.

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