Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als eine Ablage

Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als eine Ablage

“Ja, kenne ich …”

“Ich weiß, ich müsste …”

“Mache ich schon!”

“Wir scannen viel! Das Wichtigste. Und dann, ähm, naja, das machen wir schon mal …”

“Gähn. Unwichtig!”

Leider sind die Antworten auf diesen Begriff meist noch von dem Gefühl begleitet, das Thema sei mehr ein nötiges Übel. Mit etwas Glück wird es  als nice-to-have eingestuft, aber nicht wirklich gewinnbringend. Außerdem klingt es für viele staubtrocken, um nicht zu sagen ein wenig langweilig.

Ja, ich gebe es zu. Suchen Sie doch einmal nach Artikeln zu diesem Thema. Wie klingen die meisten Einleitungen? Interessant? Praxisnah? Modern? – Fehlanzeige!

Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) heute so viel mehr, als Dokumente ablegen. Und richtig eingesetzt, wird es ruck zuck zu einem interessanten Werkzeug auf das Sie nie mehr verzichten möchten.

Beim Thema Dokumentenmanagement sollten Sie zwischen einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Datenbank und einem ohne unterscheiden. Ich spreche hier immer von einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem. Alles andere ist meiner Meinung nach nicht mehr zeitgemäß!

Definition Dokumentenmanagement von Wikipedia

Aber schauen wir uns zuerst einmal die Definition von Wikipedia an:

Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. […]

Meine Definition von Dokumentenmanagement

Mir geht es nicht nur um die reine Verwaltung von Dokumenten. Ich verwende auch lieber den Begriff Informationen statt Dokumente. Informationen sind für mich zwar auch Dokumente, wie zum Beispiel E-Mails, Office-Dokumente, PDFs, Eingangsrechnungen etc., aber eben auch Informationen aus anderen Systemen wie beispielsweise der Warenwirtschaft oder dem Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM).

Mir geht es also darum, die Informationen nicht nur zu verwalten, sondern mit diesen zu arbeiten und so daraus auch einen Nutzen für mich bzw. das Unternehmen zu ziehen.

Informationen sind das Kapital eines Unternehmens

Erst jetzt denke ich, dass Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll arbeiten können und so auch einen echten Mehrwert für sich, Ihre Mitarbeiter und so auch für Ihr Unternehmen erhalten werden.

Dokumentenmanagement früher

Erst neulich hat mir ein Geschäftspartner ganz stolz erzählt, dass er jetzt auch Dokumentenmanagement macht. Auf meine Nachfrage erklärte er mir, dass sie jetzt alle Eingangsrechnungen scannen und als PDF auf dem Fileserver (Dateiserver) ablegen. Sie haben sich für jeden Lieferanten einen Ordner auf dem Server angelegt und darunter dann die Jahreszahlen. Hier werden die Rechnungen dann abgelegt.

Natürlich habe ich auch gefragt, mit welchem Ziel er das macht. Die Antwort darauf lautete, dass sie so nicht mehr in Ordnern suchen müssen, sondern einfach auf dem Server suchen können. Das hat mich wieder an das Thema Chaos auf dem Fileserver erinnert.

Und genau da liegt der Hase im Pfeffer. Die Suche ist immer noch sehr aufwendig. Stellen Sie sich bitte vor, Sie suchen die Rechnung Ihres Aktenvernichters. Dieser hat heute den Dienst eingestellt und Sie möchten wissen, ob das Gerät noch Garantie hat.

Welche Information benötigen Sie nun, um die Rechnung zu finden. Meiner Meinung nach entweder die Rechnungsnummer oder den Namen des Lieferanten. Die Rechnungsnummer werden Sie sicherlich nicht wissen, oder?

Nehmen wir einmal an, Sie kennen den Namen des Lieferanten. In welchem Jahr haben Sie den Aktenvernichter gekauft? Gute Frage – nächste Frage? Sie schauen also alle Rechnungen der letzten drei Jahre auf dem Fileserver durch. Ist das wirklich schneller als das frühere Suchen im Ordner mit den Papierbelegen?

Aber was, wenn Sie auch den Namen des Lieferanten nicht wissen? Eine Volltextsuche ist so ohne weiteres nicht möglich. Sie können nur nach dem Dateinamen suchen. Vielleicht hat aber Ihr Mitarbeiter beim Scannen der Rechnung neben dem Dateinamen auch noch die Artikel im Namen erfasst?! Sicherlich nicht, oder?

Ich halte diese Methode des Dokumentenmanagement für alt und überholt. So etwas bringt heutzutage doch kaum wirkliche Vorteile. Außer vielleicht die Einbildung, dass Sie jetzt auch modern sind und Dokumentenmanagement machen. Wenn wir das Jahr 2005 hätten, dann wäre das vielleicht sogar noch innovativ.

Dokumentenmanagement heute

Phase 1 – Ablage und Suche

Also wenn Sie sich schon die Mühe machen und alle Eingangsrechnungen scannen, dann wäre es doch auch vernünftig, wenn Sie nach dem Inhalt in der Rechnung suchen können. Dazu benötigen Sie eine Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition) inklusive Volltextsuche. Beispielsweise können Sie dann nach der Modellbezeichnung des Aktenvernichters oder nach dem Hersteller suchen. Und natürlich nicht nur in den Rechnungen eines Jahres, sondern in allen Rechnungen eines Lieferanten oder gleich über alle Ihre Eingangsrechnungen.

Mit einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem ist das möglich. Außerdem ist das doch schon einmal ein guter Anfang und mit dieser Basis lässt sich arbeiten. So können Sie die gescannten Belege beispielsweise über DATEV hochladen und so hat Ihr Steuerberater alle relevanten Belege. Keine lästigen Nachfragen mehr, keine vermissten Belege etc. Das spart Zeit und Geld. Aber vor allem schont es die Nerven. Denn Suchen kostet Zeit und Nerven.

Phase 2 – Der Workflow

Als nächstes kommt in Ihnen vielleicht der Wunsch auf, mit der Eingangsrechnung zu arbeiten.

  1. Die Rechnung soll zur Buchhaltung, damit sich diese eine Erinnerung zur Bezahlung setzt und das Skonto in Anspruch genommen werden kann.
  2. Außerdem soll die Rechnung noch freigegeben werden. Dazu soll die Rechnung an den Besteller/Einkäufer gehen, damit dieser die Rechnung prüfen und freigeben kann.

Dies ist ein kleiner Workflow. Sicherlich gibt es noch komplexere Eingangsrechnungsworkflows mit mehr Beteiligten. Aber um die Grundlagen zu verdeutlichen reicht dieses Beispiel hier aus.

Mit dem richtigen DMS schicken Sie die Rechnung einfach mit einer Anmerkung an den zuständigen Kollegen. Stellen Sie sich das einfach wie diese kleinen gelben Haftnotizen vor. Die Anmerkung „klebt“ dann quasi an der Rechnung. So kann später auch jederzeit nachvollzogen werden, welchen Weg die Rechnung im Unternehmen genommen hat.

Auf gar keinen Fall ist es sinnvoll, die Rechnung per E-Mail im Unternehmen zu verteilen. Denn so erzeugen Sie Duplikate der gescannten Rechnung. Das führt zu doppelter Datenablage, Intransparenz und vor allem zu Verwirrung.

Interne E-Mails sind der Hauptgrund für Unproduktivität

Deshalb rate ich Ihnen: Schaffen Sie interne E-Mails ab

Die Buchhaltung setzt sich also eine Erinnerung. Und zwar nicht einfach in der Form, dass sie sich einen Kalendereintrag macht und zum entsprechenden Zeitpunkt die Rechnung sucht, sondern sie erstellt eine Dokumentenerinnerung.

Das bedeutet, sie legt sich die Rechnung auf Wiedervorlage und zum Erinnerungszeitpunkt wird ihr die Rechnung in ihren Eingang gelegt. Sie sieht also sofort, um was es geht und ob die Rechnung schon freigegeben wurde.

Phase 3 – Die Verknüpfung mit anderen Informationen

Jetzt gehen wir noch einen Schritt weiter. Nehmen wir an, Sie hätten gerne eine Inventarverwaltung (Assetverwaltung). Eine Datenbank, in der Ihr gesamtes Inventar angelegt und verwaltet werden kann. Wenn Sie jetzt das richtige DMS haben, dann können Sie diese Inventarverwaltung dort einrichten und jedes Inventar als Objekt oder Information ansehen.

Sie kaufen sich also einen neuen Aktenvernichter. Dieser wird in der Inventarverwaltung als Inventar angelegt. Sie pflegen die Inventarnummer, den Einsatzort, die Kostenstelle etc. Alles was für Sie eben wichtig ist. Sie können die Historie pflegen und einsehen. Beispielsweise wann der Aktenvernichter den Aufstellungsort oder den Mitarbeiter gewechselt hat oder wann die letzte Wartung bzw. Reparatur war.

Und jetzt das Beste: Verknüpfung der Informationen und Dokumente

Sie scannen die Eingangsrechnung und ordnen die Rechnung dem Inventar zu. Stellen Sie sich das Inventar einfach wie eine Akte vor. Sie können die Akte beschriften und sie öffnen. So können Sie Dokumente “hineinlegen”. Und natürlich ordnen Sie dem Inventar auch noch eine Adresse zu. Nämlich die des Lieferanten. Und dieser Lieferant hat wiederum Ansprechpartner.

Denken Sie jetzt bitte wieder an unser Beispiel von weiter oben. Der Aktenvernichter ist defekt. Sie gehen also in die Inventarverwaltung und suchen nach dem Aktenvernichter. Die Akte finden Sie im Handumdrehen. Entweder anhand der Inventarnummer oder aber am Namen. Und wie viele Aktenvernichter kommen in einem Unternehmen schon vor? Die Anzahl wird überschaubar sein.

Nun öffnen Sie die Akte per Doppelklick und haben Zugriff auf die Rechnung. Per Rechtsklick schicken Sie die Rechnung an den hinterlegten Lieferanten und teilen ihm mit, dass das Gerät defekt ist. Und da Ihr DMS auch E-Mails beherrscht, ist die E-Mail auch gleich dem Lieferanten, dem Ansprechpartner und dem Inventar zugeordnet.

Überlegen Sie bitte einmal, wie lange dieser Vorgang früher gedauert hätte. Sie können jetzt natürlich sagen, das hätte meine Sekretärin erledigt. Aber auch Ihre Sekretärin kostet Geld und mit der gesparten Zeit kann sie bestimmt etwas Sinnvolleres anfangen, oder?

Dokumentenmanagement ist mehr als eine Ablage

Sie merken wahrscheinlich schon, wie begeistert ich von einem richtigen DMS, besser gesagt von einem Informations- und Dokumentenmanagement mit integriertem Workflowsystem bin. Die Potentiale die sich hierdurch ergeben sind einfach nur Wahnsinn. Das richtige DMS bietet enorme Einsparpotentiale in Bezug auf Zeit und Geld. Und es schont die Nerven. Das Schönste aber:

Die Produktivität wird um ein Vielfaches gesteigert

Modernes Dokumentenmanagement ist weitaus mehr als eine Ablage. Richtig eingesetzt ist es Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen und verwaltet alle Dokumente und Informationen. Es stellt den Mitarbeitern ein System zur Verfügung, mit dem die Produktivität gesteigert wird und neue Höhepunkte erreicht werden. Auch bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Denn sind Sie einmal ehrlich:

Wer verschwendet seine Zeit gerne mit (sinnlosen) Suchen?

Aber natürlich setzt dies auch voraus, dass Sie Ihre Abläufe und Prozesse analysiert und entsprechend optimiert haben. Von großem Vorteil ist es, vorher eine Kernprozessanalyse durchzuführen.

Dem Marktbegleiter eine Nasenlänge voraus sein

Unternehmen, die bereits eine solche Lösung einsetzen, sind Ihren Mitbewerbern weit mehr als eine Nasenlänge voraus. In vielen Punkten wie zum Beispiel Servicequalität, Kundenbetreuung und Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

Wo stehen Sie bei den Themen Dokumentenmanagement, Büro 4.0 und Digitalisierung? Was hindert Sie daran anzufangen und die ersten Schritte zu gehen? Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut!

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