Stellen Sie sich vor, Sie hatten ein Gespräch mit Ihrem Kunden und dieser möchte nun ein Angebot von Ihnen haben.
Dazu benötigen Sie noch Informationen von Lieferanten und Subunternehmern. Sie bitten Ihre Damen im Einkauf die Angebote bei den Lieferanten und Subunternehmen zu diesem Projekt einzuholen.
Zwei Tage später, es ist 17 Uhr. Sie möchten gerne wissen, wie der Stand der Dinge ist.
Die fleißigen Damen aus dem Einkauf hatten aber bereits um 16 Uhr Feierabend. Auf die gesendeten E-Mails haben Sie keinen Zugriff. Sie wissen auch nicht genau, welche Ihrer Lieferanten und Subunternehmer überhaupt angefragt wurden.
Sie schauen jetzt zwar auf dem Fileserver im entsprechenden Projektordner nach, aber dort sind keine Informationen hinterlegt. Die einzige Möglichkeit, die Sie jetzt haben: Die Mitarbeiter in ihrer Freizeit anzurufen. Sie entscheiden sich aber dagegen und warten auf den nächsten Morgen.
Ihnen als Unternehmer fehlt es an Übersicht bzw. Transparenz.
Haben Sie diese Situation schon einmal so oder so ähnlich erlebt? Bestimmt, oder?
Volle Übersicht dank des Dokumentenmanagementsystem
Nehmen wir einmal an, Sie haben in Ihrem Unternehmen ein Informations- und Dokumentenmanagementsystem im Einsatz. Der Ablauf ist dann wie folgt.
Bei der Kundenanfrage legen Sie als allererstes einen Vertriebsvorgang an. Dieser ist die Basis für alle weiteren Handlungen.
Zu diesem Vertriebsvorgang erstellen Sie eine entsprechende Aufgabe für die Anfrage bei den Lieferanten und der Subunternehmer.
Sämtliche Kommunikation die nun per E-Mail, Fax oder Telefon erfolgt, wird dieser Aufgabe (automatisch) zugeordnet. Nun möchten Sie wissen, was bisher gelaufen ist.
- Welche Lieferanten wurden angefragt?
- Wer hat bei wem angefragt?
- Wann wurde angefragt?
- Was wurde angefragt?
- Wie ist der Status?
Dazu öffnen Sie beim Kunden einfach den entsprechenden Vertriebsvorgang.
Darin sehen Sie die Aufgabe für die Anfrage beim Lieferanten. In dieser Aufgabe ist der komplette Schriftverkehr (E-Mail, Fax etc.) enthalten.
Sie können so jederzeit nachvollziehen, was bisher gelaufen ist und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.
Hört sich zu toll an, um wahr zu sein? Nein, ganz und gar nicht!
Diese Situation bzw. dieses Vorgehen ist beim Einsatz eines Informations- und Dokumentenmanagement wie beispielsweise DOCUframe Standard. Erfahren Sie mehr darüber – was ist DOCUframe.
Weitere Herausforderungen der Unternehmen
In meinen Vorträgen und bei meinen Treffen mit Geschäftsführern und Unternehmern werden mir immer wieder die folgenden Punkte als Herausforderungen von Unternehmen in ihrer Organisation genannt.
- Ein Mitarbeiter nimmt sich einer Sache an und kein anderer weiß darüber Bescheid.
- Ein Kunde hat eine Frage zu einer alten Rechnung. Diese ist aber bereits abgelegt und muss aufwendig gesucht werden.
- Der Kunde ruft an und hat eine Frage zu einem Angebot. Es feht eine Übersicht aller offenen Vertriebsvorgänge in einer digitalen Kundenakte.
- Informationen laufen aneinander vorbei. Mitarbeiter B weiß nicht, was Mitarbeiter A mit dem Kunden besprochen hat.
- Einheitliche Kommunikation mit dem Kunden und Geschäftspartnern. Identische Vorlagen und Signaturen.
Noch mehr Herausforderungen
- Kein Zugriff auf die E-Mails, die zwischen Kunde und Kollege abgelaufen sind.
- Fehlender Überblick über Aktivitäten. Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzter bzw. Chef.
- Fehlendes Wissen zur Ablage von Dokumenten, so dass diese auch wieder gefunden werden.
- Vielen fehlt etwas wie eine Art Mappe zum Auftrag (Auftragsmappe bzw. Vorgang). Eine Vorgangsverwaltung, in der alle relevanten Daten und Dokumente hinterlegt sind und so auch schnell wieder gefunden werden.
- Kommunikationsabläufe sind schwer bzw. gar nicht mehr nachvollziehbar. Dadurch werden Aufträge verspätet bearbeitet bzw. gehen sogar verloren.
- E-Mails, Faxe und Telefonnotizen zu einem bestimmten Auftrag stehen in keinem Zusammenhang zu den Dokumenten auf dem Fileserver.
Und noch ein paar
- Bedingt durch verschiedene Insellösungen im Unternehmen bestimmt die Software die Abläufe und nicht mehr der Unternehmer selbst. Verlust der Kontrolle!
- Übersichtslosigkeit der Unternehmer. Es kann nicht einfach so nachgesehen werden, wie der Status bei einer bestimmten Aufgabe, einem Vorgang ist.
- Viele verschiedene Softwarelösungen im Unternehmen und keine beherrscht der Mitarbeiter richtig. Außerdem sind die Administrationskosten sehr hoch. (E-Mail Programm, E-Mail Archivierunglösung, Fax-Lösung, Auftragsverwaltung, CRM (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement), DMS (Dokumentenmanagement), Reklamationsmanagement, Dokumente auf dem Fileserver, Dokumente auf den PCs der jeweiligen Mitarbeiter, Software zur Verwaltung von Wirtschaftsgütern, Software zur Verwaltung von Verträgen (Leasing, Handy etc.), etliche Excel-Listen)
Welche der angesprochenden Punkte kennen Sie aus Ihrem Unternehmen?
Wäre es nicht toll, wenn Sie daran etwas verbessern könnten?
Was benötigen Sie, um anzufangen?
Sprechen Sie mich gerne unverbindlich an. Möglicherweise entsteht ein wertvoller Impuls!
