Geheimwaffe Wiedervorlage – Dokumentenerinnerung

Geheimwaffe Wiedervorlage – Dokumentenerinnerung

Viele verschiedene Dinge in unserem Leben benötigen unsere Aufmerksamkeit. Seien es private Dinge wie Geburtstage, Einkaufen und die Kinder zum Sport zu fahren, oder natürlich auch allerhand geschäftlichen Dinge. Sie müssen all Ihre Aufgaben und Tätigkeiten gut planen, strukturieren und auf Wiedervorlage legen, um nichts zu vergessen.

Im privaten Alltag reicht für die Wiedervorlage meist ein Kalender. Kleine oder auch größere Mängel in der Organisation gleicht der Ehepartner oder die Ehepartnerin durch Mitdenken aus. Außerdem gibt es hier viele Dinge, die nicht ganz so dringend sind oder leicht verschoben werden können.

Doch wie sieht es in Ihrem Berufsleben aus? Natürlich wird einem hier auch so manches verziehen. Wie oft geht es unter Umständen doch zu Ihren Lasten? Wäre es nicht toll, wenn Ihnen zumindest im Geschäftsleben diese ganze Organisation der Aufgaben irgendwie erleichtert werden könnte?

Ein Kundenangebot nachfassen

Denken Sie am besten zurück an ein Beispiel aus dem Vertrieb, in einem der letzten Blogartikel (Arbeitsabläufe optimieren): Das Nachfassen eines Angebots an den Kunden.

Warum Sie Ihre Angebote nachfassen sollten ist ganz klar. Erstens ist es eine Wertschätzung Ihrem Kunden gegenüber. Sie signalisieren Interesse an ihm als Kunden und können sich so gut nach eventuellen Fragen oder Unklarheiten erkundigen. Und zweitens möchten Sie gerne weitere Aufträge haben. Doch wie organisieren Sie sich?

Hier der Klassiker: Sie machen sich eine Liste. Manchmal in Programmen wie Excel, häufig sogar noch mit Zettel und Stift. Vielleicht führen Sie diese Liste gleich, wenn ein Angebot versendet wurde. Das ist aber leider ehr die Ausnahme. Wahrscheinlich durchsuchen Sie also Ihren Angebotsordner auf dem Dateiserver (siehe auch Chaos auf dem Fileserver ) oder Ihre gesendeten E-Mails, um den Überblick zu erhalten.

Sie schreiben sich die Kundennamen auf, bei denen Sie ein Angebot nachfassen möchten. Dahinter schreiben Sie sich am besten noch ein Stichwort, damit Sie wissen, um was es geht. Jetzt noch schnell die Angebote ausdrucken und dann kann es auch schon losgehen. Sie suchen sich also die Rufnummer des ersten Kunden auf der Liste raus und rufen an. Sie besprechen das Angebot und Sie notieren sich die wichtigsten Punkte. Soweit so gut.

Natürlich gibt es auch Kunden, die Sie nicht sofort erreichen. Sie notieren sich also, wann Sie wieder anrufen sollen. Nach und nach füllt sich der Zettel. Sie markieren und streichen durch. Sie schreiben sich  die Uhrzeiten auf, wann wer zu erreichen ist und so weiter. Logischerweise gibt es auch Kunden, die Sie heute nicht mehr erreichen, sondern erst ein paar Tage später.

Wie organisieren Sie sich nun? Wie verwalten Sie solche Termine? Und wie erreichen Sie es, dass Sie sich zum Termin nicht erst wieder mühselig alle Unterlagen raussuchen müssen?

Wiedervorlage analog oder digital?

Jetzt können Sie entweder mit einem Pultordner arbeiten oder beispielsweise mit Outlook. Pultordner sind von 1 bis 31 unterteilt. Sie legen das entsprechende Angebot mit Ihren Notizen unter dem jeweiligen Tag ab. Frühs schauen Sie als allererstes nach, welche Aufgaben heute zu erledigen sind.

Oder aber Sie erzeugen sich im Outlook einen Termin mit Erinnerung. Sie vergeben einen Betreff und schreiben sich Ihre Notizen in den Termin. Die Papierunterlagen legen Sie in einer Mappe auf Ihrem Schreibtisch ab. Outlook erinnert Sie dann zum gewünschten Zeitpunkt an den Kundenanruf. Sie suchen sich schnell Ihre restlichen Papierunterlagen zusammen und durchsuchen Ihr Outlook nach möglichen E-Mails des Kunden, die in der Zwischenzeit vielleicht reingekommen sind.

Nachteil der Daten an verschiedenen Orten

Wenn Sie mich bereits ein wenig kennen und meinen Blog verfolgen, dann wissen Sie bereits, was mir an dieser Arbeitsweise widerstrebt. Richtig, die Daten liegen an verschiedenen Stellen in verschiedenen Systemen und stehen in keinem Zusammenhang zueinander.

Außerdem ist mir ein solches Vorgehen weder übersichtlich genug, noch einfach genug. Listen, verschiedene Programme, Notizen und/oder Ausdrucke. Das geht sicher komfortabler!

Meine Realität

Bei mir läuft das heute schon anders. Ich kann mir mit nur einem Klick sämtliche Dokumente und E-Mails auf Wiedervorlage an einem bestimmten Termin legen. Als Ergebnis habe ich täglich meine persönliche To Do Liste, über die ich ganz bequem auf das zugehörige Dokument springen kann, also zum Beispiel dem Angebot oder auch gleich dem ganzen Vertriebsvorgang.

Sollte ich den Kunden nicht erreichen, kann ich eine digitale Notiz machen und das Datum anpassen. Erscheint das Angebot also zu diesem Datum erneut in der Liste, sehe ich wieder das Originaldokument mit der letzten Notiz und bin so sofort up to date und weiß genau, worum es beim letzten Mal ging.

Na, würden Sie auch gerne mit schnellen und vor allem aussagekräftigen und zuverlässigen To Do Listen arbeiten?

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