Wo ist mein Rettungsboot? Ich ertrinke in der E-Mail Flut!

Montag Morgen. Entspannt und gut gelaunt kommen Sie nach ein paar freien Tagen wieder ins Unternehmen. Sie holen sich Ihren morgendlichen Kaffee und setzen sich an Ihren Arbeitsplatz. Anschließend fahren Sie Ihren PC hoch und melden sich an. Sie starten Outlook.

*lauter Aufschrei* Bitte was? 87 neue E-Mails? Sie hatten doch nur ein paar Tage frei …

75% der E-Mails waren weitergeleitete E-Mails von Kollegen. Ihr Posteingang ist voll. Sie können überhaupt nicht identifizieren, welche E-Mails wichtig sind und welche nicht. Sie wissen ja nicht, von wem die E-Mails ursprünglich kommen. Also bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als eine E-Mail nach der nächsten zu öffnen und zu lesen. Dann entscheiden, ob Sie gleich antworten müssen, die E-Mail delegieren oder später erledigen. Dazu haben Sie sich verschiedene Unterordner in Ihrem Outlook angelegt. Von der guten Laune ist jetzt komischerweise gar nicht mehr so viel übrig …

Generell stört Sie am bisherigen E-Mail System so einiges.

1. Wenn Sie eine E-Mail von Kollegen erhalten, dann sehe Sie zwar, dass diese weitergeleitet wurde, aber Sie müssen die E-Mail immer erst lesen, um zu erfahren, von wem sie eigentlich ist.
2. Wenn die E-Mails zu Projekt- oder Kundenmappen gehören, dann müssen Sie diese vielleicht erst ausdrucken und entsprechend ablegen. Die Nachteile sind:
   1. Hohe Kosten (Papier, Drucker, Toner, Personal)
   2. Es ist unübersichtlich
   3. Nimmt wertvollen und teuren Platz weg
   4. Schnelles Finden ist schier unmöglich
   5. Es ist einfach zeitaufwendig
3. Ansonsten haben Sie jede Menge Unterordner in Ihrem Outlook. Teilweise nach Kunden- bzw. Lieferantennamen. Teilweise auch nach Projekten bzw. Aufträgen. Auch hier gibt es etliche Nachteile:
   1. Gesendete E-Mails müssen Sie manuell in den Ordner ziehen. Und das vergessen Sie doch schon ganz gerne.
   2. Ihre Kollegen haben keinen Zugriff darauf. Weshalb Sie deswegen schon des Öfteren im Urlaub angerufen wurden.
   3. Die Struktur ist bald so unübersichtlich, dass ein schnelles Wiederauffinden unmöglich ist.
4. Und dann gibt es da ja noch die globalen Ordner in Ihrem Outlook. Da gibt es wieder eine ähnliche Struktur wie bei Ihrer Dateiablage auf dem Server. Manchmal sind Sie echt überfragt, in welchen Ordnern Sie die E-Mail überall ablegen sollen. Sie wollen doch produktiv arbeiten und sich nicht andauernd mit der Ablage beschäftigen. Naja, egal. Ist halt so. Und wenn Sie dann etwas brauchen, finden Sie es nicht oder brauchen ewig. Klar, die Kollegen haben die gleichen Probleme wie Sie und nehmen es deswegen mit der Ablage wahrscheinlich auch nicht so genau.
5. Ihr allergrößtes Problem ist aber, dass Sie nicht wissen, wer sich einer E-Mail angenommen hat und ob es überhaupt schon jemand gemacht hat. Also wird die E-Mail jetzt bearbeitet oder nicht? Und wenn ja, von wem? Inzwischen wurden dann noch weitere Unterordner angelegt. Die sollen den Status wiedergeben. „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Aber das Problem mit dem Bearbeiter besteht nach wie vor. Durch Rumfragen bekommen Sie dann schon irgendwie raus, wer sich darum kümmert. Vorausgesetzt, der Kollege ist heute nicht krank.

Also was tun sprach Zeus?

Ich möchte Ihre Hoffnung nicht zerstören, aber mit der Kombination aus Fileserver und E-Mailserver allein werden Sie keine zufriedenstellende Lösung finden. Natürlich gibt es verschiedene Ansätze. Diese sind weiter oben bereits kurz beschrieben zusammen mit den einhergehenden Nachteilen. Öffentliche oder globale Ordner im Outlook sind schon mal der Anfang. Allerdings bleibt das Problem des Bearbeiters und des Status bestehen. Und natürlich auch die Tatsache, dass die E-Mails in keinem Zusammenhang zu den Daten auf dem Fileserver und der Warenwirtschaft stehen. Lesen Sie hierzu bitte auch Chaos auf dem Fileserver.

Organisation, Kommunikation und Automatisierung

Meiner Meinung nach können Sie diese „Unübersichtlichkeit“ nur durch den Einsatz eines Informations- und Dokumentenmanagement wirklich sinnvoll und vor allem auch auf Dauer lösen.

Ein Informations- und Dokumentenmanagement unterstützt in den Bereichen Organisation, Kommunikation und Automatisierung. Neben Dokumentenmanagement, CRM (Customer-Relationship-Management), Warenwirtschaft und Groupware werden beispielsweise auch die Bereiche der Projekt- und Vorgangsverwaltung, und der Steuerung von Workflows abgedeckt.

Nur so ist es möglich, dass sinnvoll im Team miteinander gearbeitet werden kann. Bei Aufgaben und Vorgängen sieht man den Bearbeiter und den Status. So ist es immer möglich, dass die Kollegen sich bei ihren Aufgaben gegenseitig unterstützen können und so den Kunden bestmöglich betreuen. E-Mails und Dokumente werden automatisch der entsprechenden Adresse und dem Ansprechpartner zugeordnet. Auch die Zuordnung zu Aufgaben, Vorgängen oder Projekten wird automatisiert. In Ihrem Eingang haben Sie jetzt nicht mehr nur E-Mails, sondern alle Arten von Dokumenten. Durch die Klassifizierung sehen Sie sofort, um welche Art von Dokument es sich handelt und welcher Adresse es zugeordnet ist. So können Sie schnell entscheiden, ob es für Sie wichtig oder nicht so wichtig ist.

Für Sie als Chef bzw. Unternehmer hat es den Vorteil, dass Sie jederzeit den Status von Vorgängen sehen können. Unnötige und nervige Rückfragen gehören somit der Vergangenheit an. So gewinnen nicht nur Sie an Transparenz, sondern auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen. Und vor allem werden auch Ihre die Abläufe transparenter und für alle Beteiligten leichter verständlich.

Ach ja, ganz vergessen: Ein netter Nebeneffekt ist die Tatsache, dass alle E-Mails revisionssicher nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) archiviert werden.

Mein Tipp: Schaffen Sie interne E-Mails ab!

Ja, Sie haben richtig gelesen. Schaffen Sie E-Mails als internes Kommunikationsmedium ab! Warum? Oben habe ich Ihnen bereits einige Beispiele geliefert. Aber wie schafft man interne E-Mails ab? Mehr dazu in meinen nächsten Artikel.

DOCUframe als mögliche Lösung

Eine mögliche Lösung ist DOCUframe. Die genaue Funktionsweise schauen Sie sich am Besten in den Videos in meinem Artikel Was ist DOCUframe an.

Sie haben noch Fragen zu den genannten Szenarien bzw. Lösungsmöglichkeiten? Lassen Sie uns einfach gemeinsam und unverbindlich über Ihre Probleme und Wünsche sprechen.